Sprievodca výberom servisného softvéru
Vyberajte podľa zákazky, ktorú potrebujete dokončiť.
Pripravte si jeden anonymizovaný prípad a nechajte ho prejsť od prijatia po odovzdanie v každom zvažovanom systéme. Takto porovnáte prácu technika aj kancelárie za rovnakých podmienok.
Čo to znamená pre vašu prácu
1. Pripravte rovnaké zadanie pre každého dodávateľa
Zvoľte zákazku, ktorú vaša firma bežne rieši. Použite anonymizované údaje: miesto, popis poruchy, technika, dve fotografie, použitý materiál a vzor servisného listu. Ak potrebujete pravidelné revízie alebo plánovanie údržby, pripravte aj jeden takýto prípad.
- Počet ľudí v kancelárii a v teréne; kto potrebuje aké oprávnenia.
- Dokument, ktorý dnes odovzdávate zákazníkovi.
- Spôsob plánovania výjazdov a zmeny termínu.
- Účtovný alebo iný systém, ktorý musí s evidenciou spolupracovať.
2. Nechajte technika vykonať celý mobilný postup
Otvorenie mobilnej aplikácie nestačí. Vyskúšajte priradenie zákazky, nájdenie kontaktu, doplnenie fotografie, zápis práce a podpis. Zmerajte si, koľko krokov musí technik urobiť. Pri práci bez signálu overte, čo je dostupné offline a ako sa zmeny synchronizujú. Havario pri práci so zákazkou vyžaduje internetové pripojenie.
- Sú adresa a kontakt dostupné pri zadaní?
- Vie technik opraviť chybný zápis a vidíte históriu?
- Kto smie pozerať zákaznícke a interné dokumenty?
- Čo sa stane pri prerušení spojenia alebo nedokončenom podpise?
3. Skontrolujte, čo dostane kancelária
Po dokončení zásahu by malo byť jasné, čo je hotové a čo ešte čaká na doplnenie. Nechajte si ukázať dokument, prílohy, použitý materiál a podklady pre fakturáciu. Pýtajte sa, či ide o vlastnú funkciu, platený modul alebo plánovanú integráciu.
- Kde nájdete odovzdaný servisný list a podpis?
- Ktoré údaje sa do fakturácie prenesú a ktoré doplníte ručne?
- Ako systém rozlíši dokončený a fakturovaný prípad?
- Dokážete exportovať dáta aj s väzbami a prílohami?
4. Porovnajte celkové náklady a nasadenie
Mesačné predplatné nemusí byť celý rozpočet. Vyžiadajte si ponuku pre rovnaký počet používateľov a rovnaké moduly. Osobitne si nechajte rozpísať nasadenie, import údajov, zaškolenie, SMS, podporu a integrácie. Bez potvrdenia dodávateľa nepredpokladajte, že ukázaná funkcia je zahrnutá v základnej cene.
- Aké dáta a v akom formáte sa dajú importovať?
- Kto pripraví údaje, odstráni duplicity a overí výsledok?
- Ako dlho trvá skúšobné nasadenie a kto rieši otázky tímu?
- Aké sú podmienky ukončenia služby a odovzdania údajov?
5. Rozhodnite podľa skúšobnej prevádzky
Pri každom bode si zaznačte výsledok: funguje, vyžaduje úpravu alebo nespĺňa potrebu. Oddeľte nevyhnutné funkcie od príjemných doplnkov. Skúšku nech vyhodnotí človek z terénu aj z kancelárie. Pri Havariu si nechajte predviesť práve agendy, ktoré reálne potrebujete; napríklad servisné listy, revízie, rozpočty alebo knihu jázd.
- Ktorý krok dnes zdržuje a čo sa po zavedení zmení?
- Ktoré údaje prestanete zadávať dvakrát?
- Zvládne bežný prípad technik bez pomoci?
- Sú dohodnuté úpravy a ich cena písomne potvrdené?
Odpovede bez obchádzok
Čo potrebujete
vedieť vopred.
Kedy stačí evidencia zákaziek v tabuľke?+
Pri jednoduchom procese a malom počte spolupracujúcich ľudí môže tabuľka postačovať. Systém má zmysel skúšať, keď opakovane dohľadávate zadanie, dokumenty a fotografie, ručne prepisujete údaje alebo neviete, kto za zákazku zodpovedá.
Pozrite si aj